Frühzeitig und gründlich planen
Steht der Umzug der Firma fest, so sollte man möglichst früh mit der Planung beginnen. Mehrere wesentliche Termine haben eine längere Vorlaufzeit, weswegen die ersten Maßnahmen bereits 4 Monate vor dem eigentlichen Umzug in die Wege geleitet werden müssen.
Dazu gehört die Kündigung des alten Mietvertrages, bei dem man die Fristen nicht versäumen sollte. Der Umzugstermin selbst muss möglichst früh festgelegt, die MitarbeiterInnen beispielsweise per Infobrief informiert werden, ebenso die Kunden und Geschäftspartner. Eine ganze Reihe von Adressänderungen, Ummeldungen und Umschreibungen an den neuen Standort sind zu beachten.
Unerlässlich ist hierfür ein spezialisiertes Umzugsunternehmen und eine Checkliste mit allen zu erledigenden Aufgaben. Wer sich rechtzeitig informiert kann mehrere Angebote einholen und so die richtige Spedition für den Firmenumzug finden. Je nach Größe und Art des Unternehmens können die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sein. Spezialisierte Speditionen bieten verschiedene Serviceleistungen an. Ab- und Aufbau von Büromöbeln, Renovierungsarbeiten, Zwischenlagerung von Möbeln können teilweise beim Unternehmen mit gebucht werden, sowie weitere Hilfsleistungen rund um den Umzug. So bleibt alles gut koordiniert in einer Hand und man hat für alles einen Ansprechpartner.
Die Reihenfolge ist entscheidend
Ab einen Monat vor dem Umzug wird es wichtig die nächsten Schritte in den neuen Firmensitz zu planen:
- Einrichtungspläne für die neuen Räume müssen erstellt werden, wobei man die Mitarbeiter in die Planung einbeziehen sollte.
- Eine Inventarliste des gesamten Umzugsguts muss erstellt werden und Büromöbel etikettiert, gegebenenfalls müssen Akten vernichtet oder neu archiviert werden. Die wichtigsten Unterlagen werden spätestens einen Tag vor dem Umzug sicher verstaut.
- Umzugskartons, Verpackungsmaterial und gegebenenfalls Umzugshelfer müssen organisiert werden.
- Termine für die Übergabe der alten und neuen Räume, die Rückgabe der Mitarbeiterschlüssel und die Einweihungsparty am neuen Standort müssen vorbereitet und vereinbart werden.
- Das Catering für den Tag des Umzuges muss sicher gestellt werden.
Der Tag des Firmenumzugs
Ab Auftragserteilung bis der letzte Karton in die neuen Räume getragen wurde sollte die Umzugsfirma Ansprechpartner für alle Probleme und Fragen rund um den Umzug sein. Dazu sollte sie gut erreichbar sein und alles bereitstellen können, was die Firma für den Umzug braucht. Ob es nun Kartons sind oder spezielle Gerätschaften für den Transport, wie zum Beispiel Außenaufzüge. Sehr nützlich und Stress vermeidend können weitere angebotene Dienstleistungen sein.
So bietet die Umzugsfirma Berlin – umzugsfirma-berlin.net, auch die Durchführung von Maler- und Tapezierarbeiten, Sanitärarbeiten, Küchenmontage, sowie das Verlegen von Laminat und Fliesen an. So spart man sich den Aufwand, selbst nach einem Handwerker zu suchen, der zur rechten Zeit verfügbar und fertig ist. Gegebenenfalls entrümpelt die Umzugsfirma Berlin auch Räumlichkeiten, stellt selbstverständlich Verpackungsmaterial wie Kartons, Luftpolsterfolie, Seidenpapier und Matratzenhüllen zur Verfügung und organisiert die Halteverbotsschilder.
Auch Umzugshelfer stehen zur Verfügung. Sie helfen bei Bedarf alles zu verpacken und der Kunde kann sich ganz entspannt auf den neuen Firmensitz und einen nahtlosen Arbeitsstart dort freuen.