Es ist wichtig, eine Personalakte zu führen. So weiß man beispielsweise genau, bis wann jeder Arbeitsvertrag läuft und welche Arbeitsbedingungen festgelegt sind. Heutzutage ist es üblich, digitale Personalakten zu führen. Dies ist unter anderem möglich mit HoorayHR HR Software. Es gibt kaum eine moderne Organisation, die noch papierbasierte Akten verwendet. Und das hat natürlich seinen Grund! Interessiert daran, welche Vorteile die Digitale Personalakte Software bietet? Darüber informieren wir Sie gerne ausführlich.
Die Personalakten sind jederzeit und überall einsehbar
Wenn Sie die Personalakten digital aufbewahren, können Sie diese als HR-Manager jederzeit und überall einsehen. Sie müssen also nicht zwingend im Büro sein, um auf die Personalakten zugreifen zu können. Oftmals sind die Personalakten einfach in der Cloud gespeichert. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Akten nicht einfach verloren gehen können. Natürlich sind die Akten nur für Personen innerhalb der Organisation zugänglich, die dazu berechtigt sind. Unbefugte haben keinen Zugang, da die Daten geschützt sind.
Es ist einfach, Änderungen in der Akte vorzunehmen
Der Nachteil von papierbasierten Personalakten ist, dass es nicht einfach ist, Änderungen vorzunehmen. Wenn zum Beispiel ein Fehler gemacht wurde? Dann können Sie dies nicht einfach in der Akte korrigieren. Mit einer digitalen Personalakte ist dies jedoch viel einfacher. Und weil Sie einfache Anpassungen vornehmen können, können Sie zum Beispiel auch die geleisteten Arbeitsstunden und aktuellen Urlaubstage verfolgen. So bietet eine digitale Personalakte einen viel umfassenderen Überblick als eine altmodische Personalakte bieten könnte.
Mit der richtigen Software sind alle Daten gut geschützt
Verwenden Sie digitale Personalakten? Wenn Sie die richtige Software verwenden, sind die Daten auch sehr gut geschützt. Wie bereits erwähnt, können nur autorisierte Personen die Daten einsehen. Darüber hinaus hilft Ihnen HR-Software auch dabei, die Datenschutzgesetze einzuhalten. Die Daten ehemaliger Mitarbeiter können beispielsweise einfach gelöscht werden, wenn die Gesetzgebung dies erfordert. Und im Gegensatz zu einer papierbasierten Personalakte benötigen Sie dafür keinen Aktenvernichter!
HR-Software bietet oft viele weitere nützliche Funktionen
Es ist gut zu wissen, dass HR-Software oft noch viele weitere nützliche Funktionen bietet. Sie können zum Beispiel nicht nur eine Personalakte führen, sondern es wird auch einfacher, Stunden zu erfassen. Es gibt sogar Softwarepakete mit einer Spesen-App für Mitarbeiter. So müssen Sie nicht manuell alle Quittungen bearbeiten, sondern haben jederzeit einen Überblick über die Ausgaben, die Mitarbeiter getätigt haben.
Außerdem ist es mit HR-Software oft möglich, Mitarbeiter zu bewerten und Mitarbeitergespräche zu planen. Darüber hinaus befinden sich oft auch Kommunikationstools in den Softwarepaketen, die es einfacher machen, mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren. Die Software dient also nicht nur zur Erfassung von Daten, sondern ermöglicht es auch, die Arbeitszufriedenheit und Produktivität der Organisation zu verbessern. So macht HR-Software die Arbeit eines HR-Managers deutlich einfacher.
Fazit
Eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile gegenüber einer papierbasierten Personalakte. So ist sie leichter zu führen, anzupassen und zu sichern. Natürlich ist es wichtig, verlässliche und gut geschützte Software zu nutzen. Mit der richtigen HR-Software sind zudem noch viele weitere Funktionen möglich, wie die Planung von Leistungsgesprächen und die Abwicklung von Abrechnungen. Es lohnt sich also definitiv, sich mit den verschiedenen Softwarelösungen und ihren Funktionalitäten zu beschäftigen.