Corona sorgte für Transformation im Veranstaltungsverkauf in der Hotellerie

Die Pandemie fungierte als Verstärker für den Wandel im Vertrieb in der Veranstaltungsbranche. Aspekte wie flexiblere Angebotsmodelle, ein verändertes Nachfrageverhalten sowie spezialisierte Anforderungen durch die Kunden selbst gehören dabei zu den wichtigen Faktoren. Bei der Buchung von Hotelzimmern hat sich professionell eingesetztes Revenue Management in den vergangenen Jahren bewährt. Gerade die Veranstaltungsbereiche in den Hotels haben sich hier bisher eher schwergetan. Doch genau das könnte jetzt die Zukunft des profitablen Veranstaltungsverkaufs sicherer gestalten: Die Idee der Vertriebsstrategieexpertin Bianca Spalteholz, Revenue Management in den Veranstaltungsbereich der Hotellerie einzuführen, war bereits vor über 14 Jahren entstanden. Ein langjähriger Kunde kam mit der Bitte, sein zweites Unternehmen – eine Eventlocation ohne Hotel – ebenfalls im Revenue Management einzuführen und zu strukturieren: „Gesagt getan. Das war damals die Event-Location Freischütz in Schwerte bei Dortmund. Es ging in erster Linie darum, Kapazitäten zu steuern sowie den Umsatz und den Ertrag der Location zu optimieren. Hierbei kamen seitens des Hoteliers viele Fragestellungen auf, die nicht beantwortet werden konnten. Beispielsweise in Bezug auf die Nachfrage. Man hat mehr oder weniger direkt alles angenommen, was hereingekommen ist. So war der Ballsaal irgendwie immer zur falschen Zeit mit den ‚falschen Gästen gebucht, wenn die ‚attraktiven Anfragen reinkamen“, so Bianca Spalteholz, Gründerin von Spalteholz Hotelkompetenz. Hier führte die Revenue Management-Expertin unter anderem Kennzahlen im MICE -Segment ein. Auch die Herausarbeitung von Stärken und Alleinstellungsmerkmalen, die Analyse von Kundentypen, die Kalkulation der Kosten der Veranstaltungsräume sowie das Entwickeln eines dynamischen Pricings gehörten dazu.

Bereits ein Jahr später, nach der erfolgreichen Einführung von MICE-Revenue Management im Jahr 2009, begann Bianca Spalteholz im Kastens Hotel Luisenhof ebenfalls mit Revenue Management für die Veranstaltungsräume. Die entsprechende Abteilung und die Aufgaben wurden neu strukturiert, die Räume bewertet, Kosten kalkuliert, alle Anfragen analysiert, Conversions berechnet und gesteigert, die Distribution der Räume sichergestellt und so in einem ganzheitlichen Projekt der Umsatz optimiert. „Gemeinsam mit Bianca Spalteholz und ihrem Team haben wir schon im Jahr 2009 Strategien für das MICE Revenue- & Yield-Management in unserem Haus entwickelt und umgesetzt. Diese Strategien haben wir im Laufe der Zeit immer nach den aktuellen Entwicklungen ausgerichtet und angepasst. Auf Grundlage der gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse konnten wir so stetig die Umsätze und Erträge erhöhen und somit größere Investitionsbudgets ansetzen“, so Andreas Tokarski, Convention Sales Manager, Kastens Hotel Luisenhof.

Weitere Hotels folgten, bis dann 2014 im Rahmen eines gemeinsamen Projekts mit dem Atrium Hotel Mainz, Spalteholz Hotelkompetenz erstmalig ein Datenimport aus dem Veranstaltungsmanagement der Fidelio Suite 8 gelang. MICE-Daten wurden automatisiert in das eigens entwickelte Analysetool eingelesen und ausgewertet.

Die technischen Möglichkeiten haben sich seitdem stark weiterentwickelt und bieten heute Analysedaten, wie zum Beispiel über MICEview, die man dynamisch gestalten und attraktiv darstellen kann – unter anderem ausführliche History- und Forecastdaten oder mathematische Algorithmen – die nützliche Prognosen liefern. Erstmalig hat Expedia anschließend mit seiner „Meeting-Market-Software“ ein strukturiertes Anfrage- und Buchungstool geschaffen, das auf der Website als Buchungsmaschine für MICE-Räumlichkeiten eingesetzt werden konnte. Das Tool ist dann an Meetago verkauft und in meeconnect umbenannt worden.

Semi-digitale Buchungsprozesse wurden nun zur Kundenkommunikation eingesetzt. Dynamische, nachfrageorientierte Preise mussten allerdings vom Hotel noch selbst kalkuliert und eingestellt werden. In Verbindung mit entsprechend ausgebildeten Mitarbeitenden eine sehr attraktive Chance, sich hier nun neu aufzustellen und Veranstaltungen wesentlich erfolgreicher zu verkaufen. Somit kann man die beschleunigte Transformation im Veranstaltungsverkauf in den vergangenen Monaten effektiv nutzen, um sein Geschäftsmodell nachhaltiger für die Zukunft aufzustellen und den Prozess aktiv mitzugestalten. „Software Entwicklungen wie Smart Space von IDeaS oder die noch junge und spannende Software-Entwicklung MICErate hat einen weiteren Schritt in die Zukunft des MICE Revenue Management gewagt. Dynamische, nachfrageorientierte Preise für Veranstaltungen sind jetzt möglich“, ergänzt Bianca Spalteholz.