In der heutigen globalisierten Welt sind internationale Meetings nicht mehr wegzudenken. Unternehmen haben die Möglichkeit, mit Kunden, Kollegen und Partnern auf der ganzen Welt zu kommunizieren. Es gibt allerdings häufige Fehler, die eine Zusammenarbeit erschweren. Wer diese Fehler kennt, kann versuchen, sie zu vermeiden.
Sprachliche Barrieren und kulturelle Unterschiede
Zunächst einmal kann es bei internationalen Meetings zu kulturellen Unterschieden kommen. Diese führen häufig zu Missverständnissen und erschweren die gemeinsamen Gespräche. Daher ist es von Vorteil, sich im Vorfeld über Tabus und andere Dinge zu informieren. Kulturelle Unterschiede können zu Konflikten und Missverständnissen führen. Alle Teilnehmer sollten sich dem bewusst sein und dabei respektieren, dass es unterschiedliche kulturelle Normen gibt. Kulturelle Unterschiede können besser verstanden werden, wenn alle Teilnehmer über diese Missverständnisse reden könne.
Wenn Meetings in einer anderen Sprache abgehalten werden, kann es zu sprachlichen Barrieren kommen. Sprachbarrieren können ein ernsthaftes Hindernis für eine effektive Kommunikation darstellen. Es ist daher wichtig, dass alle Teilnehmer die Sprache verstehen können. Es kann beispielsweise eine Übersetzung angeboten werden. Ein mehrsprachiges Konsekutivdolmetschen online ist eine tolle Möglichkeit sicherzustellen, dass alle Teilnehmer unabhängig von ihrer eigenen Sprache an Online-Meetings teilnehmen können.
Die falsche Technik wird eingesetzt
Technische Probleme können immer wieder vorkommen. Häufig werden Online-Meeting-Tools eingesetzt, die nicht für jeden Teilnehmer funktionieren oder die nicht stabil oder benutzerfreundlich sind. Um diese zu reduzieren, ist es sehr wichtig, alle Teilnehmer im Vorfeld über die technischen Anforderungen zu informieren. Dabei sollte sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer über die notwendigen Geräte und Verbindungen verfügen. Wer wirklich sicher sein möchte, dass technische Probleme schnell in den Griff bekommen werden, kann einen Techniker oder Supportmitarbeiter einsetzen. Bevor das Meeting startet, kann ein Testlauf durchgeführt werden. Dabei kann herausgefunden werden, ob alle technischen Aspekte funktionieren und die Probleme werden im Voraus behoben.
Mangelnde Vorbereitung
Ein großer Fehler bei einem internationalen Meeting ist die mangelnde Vorbereitung. Viel zu häufig kommt es vor, dass die Teilnehmer des Meetings vorab nicht über die Ziele und die Erwartungen des Meetings informiert werden. Um alle Teilnehmer möglichst gut auf das Meeting vorzubereiten, können alle Dokumente und Informationen im Vorfeld geteilt werden. Dazu eignen sich verschiedene Online-Plattformen besonders gut. Alle Teilnehmer können sich auf das Meeting vorbereiten und wertvolle Zeit sparen.
Terminplanung in verschiedenen Zeitzonen
Häufig kommt es vor, dass die Teilnehmer aus verschiedenen Zeitzonen kommen. Dabei darf beim Planen des Meetings nicht der Fehler gemacht werden, dass die unterschiedlichen Zeitzonen nicht berücksichtigt werden. Nicht jede Zeit ist für jeden Teilnehmer eine akzeptable Zeit. Es ist wichtig, die Zeitzonen aller Teilnehmer im Vorfeld anzuschauen und einen geeigneten Termin für alle zu finden. Dabei kann es hilfreich sein, verschiedene Optionen zu prüfen und sich auf eine Option zu einigen. Es besteht auch die Möglichkeit, alle Teilnehmer ihre bevorzugte Zeit eintragen zu lassen und danach zu entscheiden. Zudem kann das Meeting in mehrere kürzere Sitzungen aufgeteilt werden.
Unterschiedliche Arbeitsstile machen Probleme
Jeder Mensch arbeitet anders. Doch auch in den unterschiedlichen Kulturen bestehen unterschiedliche Arbeitsweisen. Einige Kulturen bevorzugen eine direkte und schnelle Arbeitsweise, während andere lieber ein wenig mehr Zeit für Diskussionen und Überlegungen einplanen. Damit alle Teilnehmer sich den unterschiedlichen Arbeitsstilen bewusst sind, kann im Vorfeld darüber gesprochen werden. Ein weiterer guter Weg ist es, während des Meetings klare Regeln zu formulieren und für die Arbeitsweise festzulegen. Dabei kann zum Beispiel für eine bestimmte Diskussion ein Zeitrahmen festgelegt werden.